ペーパー個人カルテの管理

Q：　当社が個人情報保護管理に関するＪＡＰＩＣＯ認証取得した審査の際、会員用「個人プログラムメニュー」について指摘を受けた。
会員サービスとして、個人プログラム（手書き）があり（PCではなく）キャビネットファイルに保管、会員自身で出し入れ、記録する形式で運用している。
指摘は、出し入れの際他人の用紙が見えたり、別人のファイルに間違って戻すなどが考えられ、個人情報管理として望ましくないというもの。
「手書き運動プログラム」は、当社では主力サービスであり、退会防止にも大きく関わっている。他クラブ様でも同様な仕組みをお見かけするので、どのような策をお取りかお聞きしたい。

A：
A社：カルテボックス保管にあたり、お客様にご本人とスタッフ以外はカルテを確認することはない旨お伝えし「カルテ保管承認日」「ご署名」へサインをいただく。不安という方やボックスへ保管したくない方の場合は、お客様自身でお持ち帰りしていただくようお伝えしています。

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